Privatlivspolitik - Gevninge IF

1. Gevninge Idrætsforening dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Foreningens kasserer er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Den enkelte afdeling er dataansvarlig for egne medlemsoplysninger, trænere, idrætsledere, bestyrelsesmedlemmer mv. Kontaktoplysninger til de respektive afdelinger findes på foreningens website.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Kathrine Thomsen
Adresse: Fjordager 38, 4000 Roskilde
CVR: 33924135
Telefonnr.: 21188929
Mail: gif.hovedkasserer@gmail.com
Website: https://www.gevningeif.dk/

2. Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger.

Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, samt hvilket formål vi har med disse oplysninger under behandling
Oplysninger om ledere og trænere:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og dens bankkontonummer

Oplysninger, der er tillagt højere fra af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentning af børneattest

3. Indsamling af personoplysninger
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være fra andre kilder, herunder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

4. Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os
Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere og andre ansatte:
Håndtering af trænere, ledere og andre ansattes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os

5. Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Udøvelse af idrætsaktivitet, såsom udfærdigelse af holdkort og /- opstillinger, interne resultatlister
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

6. Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et lovligt grundlag. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at kunne behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, vurderer vi, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

7. Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere, trænere og andre ansatte:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

9. Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format) - Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Henvendelse skal ske til foreningens dataansvarlig pr mail. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter din anmodning.

10. Ankemulighed
Der vil være mulighed for indgivelse af klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed som er Datatilsynet.

11. Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil dette fremgå af foreningens hjemmeside.
Denne udgave af foreningens Privatlivspolitik er vedtaget af hovedbestyrelsen den 20. januar 2020.