Privatlivspolitik, Gevninge IF - Løb og Motion

1. Gevninge Idrætsforening - Løb og Motion dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Gevninge IF - Løb og motion er selvstændig dataansvarlig for egne medlemsoplysninger, trænere, idrætsledere, bestyrelsesmedlemmer mv.
Foreningens kasserer eller formand? er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige i Gevninge IF - Løb og Motion.

Kontaktperson: [Indsæt fulde navn på afdelingsleder/kontaktperson]
Adresse:  [afdelingens egen adresse]
CVR:  [afdelingens eget CVR]
Telefonnr.: [Indsæt telefonnummer]
Mail: [Indsæt afdelingens e-mailadresse, f.eks. gif.afdeling@gmail.com]
Website: www.gevningeif.dk/gymnastik

2. Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

• Medlemsoplysninger
  Almindelige personoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato (inkl. årstal til aldersinddeling og holdkort), e-mailadresse samt holdtilhørsforhold og kampdata i Conventus.
• Oplysninger om ledere og trænere:
  Almindelige kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt oplysninger om tillidsposter, hverv og evt. bankkontonummer.
• Særligt beskyttede oplysninger: CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold ved indhentning af børneattest varetages kun af relevante personer i Gevninge IF - Løb og motion
  

3. Indsamling og deling af data

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være fra andre kilder, herunder:Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn, Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Data udveksles løbende mellem Gevninge IF (hovedforeningen), Gevninge IF - Løb og motion og evt. idrættens hovedorganisationer og specialforbund [Indsæt relevante specialforbund, f.eks. DBU, hvis nogen] i forbindelse med kontingent, medlemsservice, holdtilmelding, holdkort, karantæner og kursusdeltagelse og indberetninger af medlemsstatistikker

4. Foreningens formål med behandling

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formål

• Foreningens medlemshåndtering,
  Kontingentopkrævning, planlægning, gennemførelse og opfølgning  af idrætsaktiviteter samt administration i Conventus
• Overholdelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
• Levering af bestilte varer og ydelser
• Administration af din relation til os.

Håndtering af trænere, ledere og ansattes pligter, herunder kurser udbudt af [Indsæt relevante specialforbund, f.eks. DBU, hvis nogen] samt udbetaling af løn, godtgørelser og refusioner.

5. Legitime interesser og billedmateriale

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

   Udøvelse af idrætsaktivitet, såsom udfærdigelse af holdkort og /- opstillinger, interne resultatlister
   Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
   Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
   Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
   Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
   Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til følgende [Indsæt relevante specialforbund, f.eks. DBU, hvis nogen]                   landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

6. Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et lovligt grundlag.
Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at kunne behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, vurderer vi, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

7. Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til ovennævnte relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

8. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere, trænere og andre ansatte:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

9. Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format) 

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Henvendelse skal ske til foreningens dataansvarlig pr mail. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter din anmodning.

10. Dine rettigheder og ankemulighed

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning og dataportabilitet.
Henvendelse skal ske til Gevninge IF - Løb og Motion dataansvarlige pr. mail.
Klager kan rejses over for Datatilsynet.

11. Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil dette fremgå af foreningens hjemmeside.


Denne politik er vedtaget af Gevninge IF - Løb og Motion bestyrelse den [Indsæt dato dd.mm.år].